Java 4: Tema VII: Shkrimi i mesazheve në biznes

Me nje plan te perfunduar (referoju temes se meparshme), jeni gati te zgjidhni fjalet, te hartoni fjalite dhe paragrafet te cilet do te tejcojne idete tuaja tek audienca e deshiruar.

Adaptimi me audiencen dhe kompozimi i mesazheve jane qellimi i kesaj teme.

7.1.      Kthimi i ideve në realitet

7.2.      Përshtatja me audiencën

Pyetje: [Shpjegoni rendesine e adaptimit te mesazhit tuaj sipas nevojave dhe pritshmerise se audiences]

Ne menyre qe ti pershtasni mesazhin tuaj audiences, perpiquni te jeni te ndjeshem kundrejt nevojave te audiences, ndertoni nje mardhenje te forte me te dhe kontrolloni stilin ne menyre qe te keni nje ton profesional.

(1)    Jini te ndjeshem ndaj nevojave te audiences

Mund te permiresoni ndjeshmerine ndaj audiences duke eleminuar qendrimin “une, imja, jona, ne etj”:

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)	Shkruani kete: (Ne avantazh)
Kur audienca eshte klienti: Per te na ndihmuar ne te procesojme blerjen, na duhet t’ju kerkojme nje tjeter kopje te shkreses. Ne jemi te lumtur tju njoftojme per fluturimin tone te ri te planifikuar nga Tirana ne Rome, i cili eshte ne cdo ore per nje ore. Ne ofrojme paisje MP3 me hapesire ruajtese 50, 75, ose 100 GB.	Kur audienca eshte klienti: Ne menyre qe blerja juaj te permbushet saktesisht, jeni te lutur te na dergoni nje kopje tjeter te shkreses. Tani ju mund te fluturoni nga Tirana ne Rome cdo ore per nje ore. Zgjidhni paisjen tuaj MP3 nga tre modele me kapacitet ruajtes 50,75, ose  100 gb.
Ne keto raste rezikoni te shfaqeni egoist dhe te pa interesuar tek audienca.	Por duhet te keni kujdes edhe me perdorimin e “ju dhe juve” sepse mund ta mbiperdorni dhe te shfaqeni artificial.
Kur audienca eshte punonjesi/kolegu: Nuk duhet ta perdoresh kurre ate lloj letre ne kete fotokopje. Duhet ti korrigjosh te pesta kopjet deri ne mesdites.	Kur audienca eshte punonjesi/kolegu: Ajo lloj letre nuk punon shume mire ne kete fotokopje. Te pesta kopjet duhen korigjuar deri ne mesdite.

Mbajtja e standarteve etike: Edhe pse aty per aty mund te jete tunduese qe te jeni te ashper ne kritika, perpiquni te shprehni faktet ne menyre te sjellshme dhe te matur. Tegoni aftesite tuaja diplomatike duke kontrolluar emocionet dhe komunikuar qetesisht dhe me sjellshem:

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)	Shkruani kete: (Ne avantazh)
Edhe njehere, arrite te nxjerresh jashte linje komplet faqen e internetit nepermjet programimit tend te papergjegjshem. Ke dy jave qe nuk ben gje per porosine tone, dhe ne na duhet tani!	Le te rishikojme programimin e fundit te faqes se internetit ne menyre qe te gjejme se si ta permiresojme procesin. Programi i prodhimit tone varet nga dorezimi ne kohe i pjeseve dhe funizimeve, por nuk kemi marre ende porosine qe ju premtuat se do te dorezonit dy jave me pare. Ju lutem pergjigjuni sot me nje impenjim konkret per dorezimin.

Theksin mbi pozitivitetin: Mund te komunikoni lajme negative pa qene negativ.

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)	Shkruani kete: (Ne avantazh)
Kur audienca eshte klienti: Eshte e pa-mundur te rregullojme laptopin tuaj sot. Kerkojme ndjese qe ju prishem terezine gjate rimodelimit. Mall i lire Deshtim Fallso	Kur audienca eshte klienti: Kompiuteri juaj do te jete gati te Marten. Deshironi nje zevendesues borxh deri atehere? Rimodelimi ne proces do te na ndihmoje per t’ju sherbyer me mire. Mall ekonomik Nen-performance Imitim ose replike
Kur audienca eshte punonjesi/kolegu:	Kur audienca eshte punonjesi/kolegu:
Ne humbem 30 milione Lek ne rreklama ne ate reviste. Problemi me kete departamint eshte deshtimi ne kontrollin e kostove. Deshtuat se dheni te gjithe informacionin e nevojshem ne faqen e mepareshme. Do te njoftojme te tre agjensite e raportimit mbi kredite ne qofte se ju nuk paguani faturen e prapambetur brenda 10 diteve Jam i lodhur duke gjetur kaq shume gabime ne blog-un e sherbimit mbi klientin	Investimi prej 30 milion Lekesh ne rreklama nuk solli rezultat; le ta analizojme eksperiencen dhe ta perdorim rezultatin e analizes ne fushata ne te ardhmen. Performanca i ketij departamenti mund te permiresohet duke forcuar kontrollin e kostove. Ju lutem rishikoni shenimet me te kuqe ne faqen e mepareshme ne menyre qe te procesojme blerjen tuaj sa me shpejte te jete e mundur. Pagesa e fatures se prapambetur brenda 10 diteve do te pengonte klasifikimin tuaj negativ ne historikun e kredive. Redaktimi i postimeve tuaja ne blog do te parandalonte gabimet e turpshme te cilat gjenerojne me shume ankesa ne sherbimin me klientet

Gjithashtu, edhe ketu mos mbiperdorni shprehjen e pozitivitetit sepse audienca do e vej re si nje fallsitet.

Perdorni nje gjuhe asnjanese: Evitoni perdorimin e gjuhes se njeaneshme qe do te ofendonte audiencen tuaj.

(2)    Ndertimi i mardhenjeve te forta me audiencen.

Vendosja e Kredibilitetit:

Pyetje: [Shpjegoni pse vendosja e kredibilitetit eshte jetesore per suksesin e perpjekjeve tuaja per komunikim?]

Ka gjasa qe njerezit t’i pergjigjen pozitivisht mesazhit tuaj kur ata ju besojne juve. Per kete qellim, konsideroni karakteristikat e meposhteme:

·         Ndershmeria: Do e beje audiencen t;ju respektoje edhe pse ata mund te mos jene dakort me mesazhin tuaj.

·         Objektiviteti: Trego qe mund te distancoheni nga situatat emocionuese dhe se mund t’i shihni te dy krahet e monedhes per nje ceshtje te caktuar.

·         Njohja e nevojave te audiences: Lereni audiencen te kuptoje qe ju e dini se cfare eshte e rendesishme per ta.

·         Kualifikimet, njohuria dhe ekspertiza: Audienca duhe te dije qe ju i keni te gjitha per te mbeshtetur mesazhin tuaj, qofte ky edukimi, certifikimi profesional, trajnim special, suksese te shkuara, ose thjesht fakti qe keni bere kerkime.

·         Referencat: Ne qofte se jeni ta pa njohur ende, perpiquni te merni ndihme nga dikush qe ata njohin dhe besojne.

·         Performanca: Te tregoni aftesi komunikimi te larta nuk eshte mjaftueshem; njerezve ju duhet te dijne qe ata mund te kene besim tek ju qe do ta kryeni detyren.

·         Besueshmeria ne vetevete:

·         Stili komunikimit: Mbeshteteni mesazhin tuaj me fakte, jo me terma boshe si e jashtezakonshme, mahnitese ose e pabesueshme.

·         Sinqeriteti

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)	Shkruani kete: (Ne avantazh)
Shpresojme qe ky rekomandim do t’ju hyje ne pune. Ne qofte se do kishit deshire te porosisni, na shkruani me poste. Ne besojme se ju do te donit te shtynit kontraten e sherbimit.	Ne jemi te nderuar ta japim kete rekomandim. Per te porositur, na shkruani me poste. Duke shtyre kontraten e sherbimit tuaj, mund te vazhdoni te shijoni performancen e larte te paisjes tuaj

Mbrojtja e Imazhit te Kompanise: Kur komunikoni me te jashtem, edhe ne rastet me te thjeshata, jeni duke vepruar si zedhendesi i organizates tuaj. Pershtypja qe ju lini mund ta zgjeroje ose ule reputacionin e gjithe kompanise. Kine kujdes te adaptoni stilin e komunikimit tuaj me ate te kompanise.

(3)    Kontrolli i Stilit dhe Tonit

Pyetje: [Diskutoni kater menyra per te arritur ton biznesi me nje stil qe eshte i qarte dhe konciz]

Stili eshte menyra e perdorimit te fjaleve per arritjen e nje toni te caktuar.

Mund te arrini nje ton bisede ne mesazhin tuaj duke ndjekur nje nga keto guida:

Shmangni gjuhen ‘e lashte’ dhe pompoze: Thjesht bejini pyetje vetes edhe kur shkruani “A do ta perdorja po te isha sy me sy me dike”

Shmangni zerin e larte dhe mburrjen: Shume pak jane gjerat me acaruese sesa dikush qe mendon qe di gjithcka dhe te tjeret nuk dine gje.

Kujdes me intimitetin:

Kujdes me humorin:

Perdor gjuhe te qarte.

7.3.         Ndërtimi i mesazheve

Shiheni kete pjese te ndare ne dy versione. Versioni 0 le te jete versioni kreativ, ku mund te perdorni mendimet tuaja, ku mund te perdrdorni gjithcka qe ju vjen nder mend. Pasi te keni krijuar nje “draft” te tille atehere krijoni dhe Versionin 1 ku do beni ndryshimet (editimet) e nevojeshme qe ta beni mesazhin sa me te qarte per audiencen. Gjithashtu ne kete pjese mund ti ndani mesazhet tuaja ne fjale te forta, fjali efektive dhe paragrafe llogjike.

(1)    Fjale te Forta

Pyetje: [Shkurtimisht pershkruani se si te zgjidhni fjalet qe nuk jane vetem te sakta por edhe  efektive]

Perdorimi i fjaleve te duhura ne menyren e duhur eshte ajo cka i ben mesazhet efektive. Gjithmone kemi rast kur nuk jemi te sigurt per gramatiken qe perdorim ne mesazhet tona prandaj duhet ta shikojme, ta rishikojme dhe ta shikojme serish. Keshillohet qe mesazhe te rendesishme tu jepen lexuesve te dyte dhe te trete per editime qe ne, autoreve, ndoshta na kane shpetuar. Cilesi e dobet e fjaleve dhe perdorim me gramatike te gabuar te tyre con ne mosbesim ne aftesite e autoreve nga ana e audiences.

Fjalet funksionale dhe te kuptimit: Funksionale (me nje kuptim) dhe te kuptimit (me baze interpretimi)

Fjalet qe komunikojnemire:

Zgjidh fjale te fuqishme:

Zgjidh fjale familjare:

Evito klishete dhe gjeagjezat

(2)    Fjali Efektive

Zgjidh llojin e fjalise per te theksuar pikat kryesore.

(3)    Paragrafe Llogjike

Pyetje: [Listo pese menyra per te ndertuar paragrafe llogjike]

7.4.         Përdorimi i teknologjisë në formulimin e mesazheve

(1)    Faqje te stiluara dhe faqjet shabllon

(2)    Plotesimi automatik (T9)

(3)    Autokorigjim

(4)    Bashkues dokumentash

(5)    Shenimet ne fund te faqes, indekset, tabelat e permbajtjes

(6)    Procese te gatshme (Wizards)

Pyetje:

Duhet perdorur fjala “ti” ne menyre qe te tregohet sjellja me “ju”?

Pse eshte e rendesishme te vendoset besueshmeria kur komunikohet me nje audience te huajsh?

Si ndihmon njeaneshmeria ne vendosjen e nje lidhjeje te mire me audiencen?

Cfare eshte stili dhe si vendoset mbi stilin e duhur per nje mesazh?