eBook: Business Communication Today: Applying the Three-Step Writing Process
Veshtrim i hollesishem: Udhezimet per “Komplet Idiotet”
Veshtrim i hollesishem: Udhezimet per “Komplet Idiotet”
Sa herë jeni c’orjentuar me disa pajisje të reja elektronike, keni hapur manualin e perdorimit per ndihme, dhe jeni c’orjentuar me teper?
Joe Kraynak, shkrimtari i suksesshëm i librave të dobishme si “Udhezimet e Plota mbi Kompiuterat per Idiotet” dhe “Udhëzimet e Plota mbi Microsoft Office 200o per Idiotet”, është me ju. Ai mendon se njerëzit kanë të drejtë të kritikojë manualet që vijnë me kompjuterat personale, telefonat celularë, dhe produkteve të tjera komplekse. Shumë produkte të teknologjisë së lartë i bëjnë njerëzit e zgjuar të ndjehen si idiote. C’orientimi me përpjekje jo efektive në shpjegimin e temave komplekse kane nxitur rritjen e shpejtë të serive te “Komplet Idioteve”, e cila tani mbulon qindra tema.
Në mendjen e Kraynak-ut, problemi qëndron se shumë manuale produktesh janë shkruar pa vëmendje të mjaftueshme tek nevojat reale të lexuesit. Inxhinierët dhe teknikët që formulojne këto shkrime janë të njohur me produktet e tyre dhe teknologjite, dhe ndonjëherë gabimisht supozojnë se edhe lexuesit janë te familjarizuar. Kjo mospërfillje kundrejt asaj qe i duhet lexuesit mund të rezultoje jo vetëm ne shpjegime të papërshtatshme të temave të reja, por edhe për përdorime te tepruara të zhargoneve dhe akronime. Për më tepër, shumë manuale përqëndrohet në përshkrimet e produkteve, kur ajo që lexuesit duan ne të vërtetë jane shpjegime se si t'i përdorin ato.
Une përpiqem të vë veten në këpucë e një përdorues të ri, për të menduar si dikush qe e njof ", thotë Kraynak. Ai i këshillon të gjithë shkrimtarëve të bëjnë të njëjtën gje. Çfarë informacioni thelbësore i duhet lexuesit tuaj me parë ? Cilat detaje më pak të rëndësishme mund të presim deri më vonë? Cili stil shkrimi do të jetë më efektive?
6.1. Kuptimi i tre hapave në procesin e shkrimit
Fatmiresisht, cka ndodh shpesh me keto manuale perdorimi mund te evitohet duke perdorur nje proces te provuar qe funksionon. Ju mund te mesoni te krijoni nje mesazh efektiv i cili jo vetem do te permbushi nevojat e audiences por edhe do te theksoje aftesite tuaja thithese, dhe te nje lideri te drejtuar drejt cilesise.
Procesi me tre hapa i hartimit te mesazheve siguron qe mesazhi juaj te jete sa efektiv (te plotesoje nevojat e audiences por edhe te tejcoje pikat kryesore tek ajo) dhe eficent (te perdore sa me mire kohen tuaj dhe ate te audiences)
Hapi I-re: Planifikimi i mesazheve te biznesit. Fillimisht analizoni situaten duke percaktuar qellimin dhe zhvilluar nje profil te audiences. Pasi te jeni sigurt se cfare doni te arrini me mesazhin, mblidhni informacion qe do te plotesoje nevojat e audiences. Me pas, zgjidhni menyren e duhur (orale, te shkruar, vizuale, ose elektronike) per te derguar mesazhin. Me keto tre faktore te plotesuar, jeni gati te organizoni informacionin duke perkufizuar idene kryesore, kufizuar qellimin, duke zgjedhur nje qasje direkte ose indirekte, dhe duke shtjelluar permbajtjen tuaj. Fokusi i kesaj teme eshte “Planifikimi i Mesazheve”.
Pergjate kesaj klase, do te mesoni se si ti aplikoni keto hapa tej nje game e gjere te mesazheve te biznesit si emailet dhe postimet neper bloge, ne mesazhe me te gjata si detyrat e kursit, prezantimeve orale, dhe mesazheve te punesimit qe mund ti perdorni per te ndertuar nje karjere te suksesshme.
50% PLANIFIKIM – 25% SHKRIMI DHE 25% KOMPLETIMI
6.2. Analiza e situatës
Pyetje: [ Shpjego pse eshte e rendesishme te percaktosh me kujdes qellimin dhe listo kater pyetjet qe mund t’ju ndihmojne per te testuar qellimin?]
§ Percakto Qellimin
- Cfare do te ndryshoje mesazhi juaj?
Sigurohuni qe mos te kontribuoni ne mbingarkese informacioni duke derguar mesazhe qe nuk do te ndryshojne gje. P. Sh. Ne qofte se nuk ju pelqen fushata e marketingut te kompanise tuaj por nuk jeni ne nje pozicion per te influencuar mbi te, dergimi i nje mesazhi kritik kolegeve tuaj nuk do te ndryshoje gje dhe nuk do ti sherbeje askujt.
- Eshte qellimi juaj real?
Ne qofte se qellimi juaj eshte nje ndryshim i rrenjesishem ne veprim ose sjellje, ngadalesoni. Konsideroni te propozoni nje hap te pare ne menyre qe mesazhi juaj te veproje si hyrja ne nje proces mesimi.
- A eshte koha e duhur?
Mesazhet qe dergohen gjate oreve te ngarkesave mund te injorohen.
- A eshte qellimi juaj i pranueshem?
§ Profilizo Audiencen
Pyetje: [Pershkruaj rendesine e analizimit te audiences dhe identifiko 6 faktoret qe duhet te keni parasysh kur zhvilloni nje profil audience?]
Bejini vetes keto pyetje:
- Kush jane ata?
- Sa njerez ju duhet te arrini?
- Sa dijne ata per temen ne fjale?
- Kush eshte pritshmeria e tyre dhe preferencat?
- Kush mund te jete reagimi i tyre kundrejt mesazhit tuaj?
Ne qofte se anetaret e audiences tuaj kane nivele te ndryshme kuptueshmerie atehere synoni te arrini ata qe kane me teper influence ne vendim marrje.
6.3. Grumbullimi i informacionit
Pyetje: [Diskuto grumbullimin e informacionit per mesazhe te thjeshta dhe identifiko tre cilesi te informacionit cilesor]
§ Zbuli i nevojave te audiences:
Ne qofte se ju vjen nje kerkese me kuptim te gjere, beni pyetje per ta qartesuar ate perpara se te planifikoni nje pergjigje. P.sh: kur ju kerkohet analizimi i nje kompanie, beni pyetje se cilin aspekt i kompanise eshte me i rendesishem.
Perfshini ndonje informacion te metejshem qe mund te jete i dobishem, edhe pse kerkuesi nuk e ka specifikuar me pare. P.sh: kur ju kerkohet te krahesoni dy plane sigurimi per punonjesit e kompanise tuaj, dhe ju del nje e trete qe mendoni se eshte e dobishme.
§ Sigurimi i Informacionit te Kerkuar:
Testo nese dokumenti eshte i plote duke u siguruar qe te gjitha pyetjet e rendesishme: kush, cfare, kur, ku, pse, dhe si, te kene pergjigje.
§ Informacioni eshte cilesor kur:
- Informacioni eshte i sakte
- Informacioni eshte etik
- Informacion eshte ‘me vend’
6.4. Selektimi i kanalit të duhur të komunikimit
Pyetje: [Permendni disa nga avantazhet dhe disavantazhed e secilit kanal komunikimi?]
§ Media Verbale (Orale)
Komunikimi oral eshte me mire kur ju duhet te inkurajoni nderveprim, shprehni emocion, ose monitoroni pergjigjet emocionale
§ Media e Shkruar
§ Media Elektronike
§ Faktoret qe duhen konsideruar kur zgjidhni kanalin e komunikimit?
6.5. Organizimi i informacionit
Per te organizuar nje mesazh:
- Percaktoni idene kryesore
- Limitoni qellimin
- Zgjidhni sjelljen direkte ose indirekte
- Gruponi pikat tuaja
Pyetje:[Shpjegoni pse organizim i mire eshte i rendesishem per juve dhe audiencen tuaj?]
[Permblidhni procesin e organizimit te mesazhit tuaj ne menyre efektive?]
No comments:
Post a Comment