Java 2: Temat IV, V dhe Fillimi Prezantimeve

Aftesi Prezantimi per Manaxheret Praktike

Pjesa I-re: ‘Prezantimi’ me Prezantimet

Prezantimet jane nje nga aftesite e para qe duhet te fitoni si manaxhere, dhe keto aftesi nuk jane fakultative. Ky shkrim perben bazen e Aftesive Manaxheriale te cilat mund ti pershtaten cdo manaxheri praktik, duke filluar qe nga bankat e Shkollave te Biznesit. Shiheni prezantimin si vegla qe ju mund ta vini te punoje per ju; vegla e cila do transmetoje ekspertizen tuaj tek audienca e kerkuar.

Sic e dime nga Manaxhimi i Biznesit, managimi eshte arti i berjes se gjerave nepermjet burimeve qe kemi ne dispozicion. Nje prezantim eshte nje menyre e shpejte dhe ndoshta nje menyre efektive per ti bere gjerat nepermjet njerezve te tjere. Ne manaxhimin e cdo projekti, prezantimet perdoren si metoda formale per te sjelle njerezit bashke per te planifikuar, monitoruar dhe rishikuar progresin e projektit.

Por le ta shohim kete vegel nga nje ane tjeter: Cfare mund te bej prezantimi per ju?

Hyrje

Fillimisht, ju ve juve ne dukje. Stafi apo koleget tuaj do duan te shohin prova te planifikimit decisiv dhe udheheqjes ne menyre qe te kene sigurin per pozicionin tuaj si manaxher. Ata duhet te jene te motivuar dhe inspiruar te ndermarrin detyra te cilat ju po i prezantoni. Lider te tjere projektesh nga departamente te tjera duhet t’ju mbushet mendja per meritat e projektit tuaj dhe t’ju jepet ndihma e nevojshme. Manaxhimi i larte duhet te kene pershtypje te larta nga aftesite dhe mundesite tuaja ne menyre qe te japin burimet qe ju nevojiten qe skuadra juaj dhe ju te kryeni punen.

Se dyte, prezantimi ju lejon te pyesni dhe te filloni nje bashkebisedim konstruktiv. Ndoshta nuk mund te jete e udhes, brenda formateve te prezantimit brenda organizates tuaj qe te krijoni bashkebisedim gjate prezantimeve por ju lejon te ngrini ceshtjen, prezantoni problemet dhe te pakten te percaktoni se kush mes audiences mund te jape informacion te vlefshem per vendim marrjen tuaj.

Se fundmi, prezantimet mund te jene argetim. Ato jane mundesia juja per te shprehur idete tuaja, te shtrydhni idete tuaj dhe t’ju tregoni njerezve se si eshte bota realisht. Nderkohe qe ju mbani podiumin, audienca eshte e predispozuar nga sjellje e mire duke qendruar ulur dhe vezhguar performancen.
Objektivat e Komunikimit

Observimi i vetem me i rendesishem eshte ai qe objektivi i komunikimit nuk esht transmetimi por marrja. E gjithe pergatitja, prezantimi dhe permbajtja e nje fjalimi duhet te vertitet jo rreth folesit por rreth audiences. Prezantimi i nje plani perfekt projekti do te ishte nje deshtim ne qofte se audienca nuk e kupton ose nuk i mbushet mendja per te mirat qe ai projekt do te sjelle. Nje ‘tour’ i kompanise per klientin do te ishte nje humbje kohe ne qofte se ata largohen pa kuptuar rendesine e plote te produktit. Objektivi i komunikimit eshte te kuptohet mesazhi dhe te mbahet mend.

Plani

Eshte e veshtire te mbivleresohet rendesia e nje pergatitjeje te kujdesshme. 5 Minuta perpara manaxhereve te larte mund te vendose pranimin e nje propozimi per nje kohezgjatje disa mujore per manaxherin dhe te gjithe skuadren e tij. Me kaq potencial ne rrezik, prezantuesi duhet te perqendrohet jo vetem tek faktet qe do te prezantohen por edhe tek stili, shpejtesia, toni dhe pa dyshim taktikat qe duhet te perdoren. Si nje rregull e pergjitheshme, jo me pak se 1 ore duhet te harxhohet duke u pergatitur per 5 minuta fjalim.

Supozojme se keni nje fjalim per te dhene, nga duhet t’ja filloni?

Formuloni Objektivat tuaja

Pika e fillimit te planifikimit te cdo fjalimi eshte formulimi i sakte i objektivave. Kjo duhet te marri formen e nje deklarate qellimi te thjeshte dhe koncize. Per shembull, objektivi i fjalimit tuaj mund te jete te mblidhni fonde, te vleresoni nje propozim, ose te motivoni skuadren tuaj. Nje prezantim nuk mund t’i sherbej njelloj dy objektivave te ndryshme; dhe ne qofte se nuk jeni te sigurt se cfare jeni duke u perpjekur te beni, shanset do jene te pakta qe plani juaj do ta arrije ate.

Nje pyetje do te ishte: sa objektiva te ndryshme mund te arrine ne 30 minuta – dhe pergjigja do te ishte, jo shume. Ne fund eshte shume here me produktive te arrini nje objektive sesa te hidhni vetem drite mbi disa. Zgjidhja me e mire do te ishte izolimi i objektivit kryesor dhe te listoni maksimumi dy objektiva te tjera te cilat mund te adresohen, me kusht qe mos te heqin fokusin nga objektivi kryesor. Fokusi eshte celesi. Ne qofte se ju nuk fokusoheni ne objektivin tuaj, me shume shance as audienca nuk do te fokusohet.

Identifiko Audiencen

Detyra tjeter eshte te konsideroni audience dhe te percaktoni si ti arrini objektivat me mire ne perberjen e ketyre njerzve. Pergjithesisht kjo behet duke identifikuar qellimet dhe objektivat e tyre gjate prezantimit tuaj. Ne qofte se ju, ne ndonje lloj menyre, mund t’i mbushni mendjen atyre qe ata jane duke arritur ato qellime nderkohe qe ne te njejten kohe po arrini qellimet tuaja, do te keni nje audence te dobishme dhe marrese.

Per shembull, ne qofte se ju po kerkoni miratim per nje plan te nje produkti te ri nga manaxheret e larte, eshte e nevojshme te dini dhe te kuptoni objektivat e tyre paresore. Ne qofte se ata jane te shqetesuar qe gama aktuale e produkteve eshte jashte kohes dhe e prapambejtur, ju duhet te vini theksin tek aspekti inovativ i produktit tuaj te ri; ne qofte se keni frike ne lidhje me larmishmerine e produktit, atehere ju duhet te vini theksin mbi pershtatjen e produktit te ri me katallogun ekzistues.

Ky rregull i perpuethshmerise me qellimet e audiences shkon me tej sesa thjesht shitja e nje ideje – eshte menyra me e thjeshte dhe me efektive per te patur vemendjen e audiences ne fillim. Ne qofte se fillimi i fjalimit tuaj nenkupton qe ju e kuptoni problemin e tyre dhe se ju keni nje zgjidhje, atehere ata do te ndihen te ngazellyer nga vemendja juaj dhe do ju kushtojne te njejten vemendjen ne cdo fjale.

Struktura

Te gjitha fjalimet duhet te kene nje strukture ose format; nje fjalim pa strukture eshte nje lemsh i vertet. Ne qofte se nuk i renditni mendimet ne nje strukture, audienca nuk do jete ne gjendje ti ndjeke ato. Pasi keni percaktuar qellimin e prezantimit tuaj, duhet te zgjidhni strukturen me te pershtatshme per ta arritur ate.

Gjithesesi, struktura nuk duhet te nderhyje me mesazhin kryesor. Ne qofte se eshte teper e komplikuar, shume e fryre ose thjesht qe bie ne sy, audienca do te hutohet. Ne qofte se nje pjese eshte e pa-nevojshme per arritjen e objektivave tuaja kryesore, hiqe fare.

Renditja e Argumentave

Nje nga strukturat me te thjeshta eshte ajo e renditjes se argumentave e cila koniston nga nje seri e lidhur deklaratash qe rrjedhimisht te drejtojne drejt nje konkluzioni. Gjithesesi, kjo thjeshtesi mund vetem te arrihet nga nje ndarje e qellimshme por e kujdesshme midis seksioneve.

Zberthimi Hierarkik

Ne zberthimin hierarkik tema kryesore zberthehet ne nen-tema dhe secila nen-teme ne tema me te vogla deri sa gjithcka eshte zberthyer deri ne njesi baze shume te vogla. Ne komunikimin e shkruar kjo eshte nje teknike teper e fuqishme sepse lejon lexuesin te ri-rendite prezantimin sipas deshires, dhe ti kthehet temave te lena ne nje kohe me vone. Ne komunikimin verbal audienca eshte e limituar tek renditja e prezantuesit dhe hierarkia duhet te mbahet e perforcuar ne ate format. Si tek ‘renditja e argumentave’ ndihmon permbledhja e cdo seksioni ne fundin e tij dhe prezantimi i seksioneve te reja nepermjet nje deklarate se si lidhet me renditjen hierarkike. 

Orientimi drejt Pyetjeve

Qellimi i shume prezantimeve nga manaxheret eshte, sqarimi i nje vendimi te pareshem ose kerkimi i miratimit te nje plani pune. Ne keto raste, formati mund te jete orientuar drejt pyetjeve. Formati konsiston nga prezantimi i problemit dhe cdo ceshtjeje te rendesishme, dhe me pas te listohen zgjedhjet e mundeshme duke evidentuar avantazhed dhe disavantazhet e seciles zgjidhje. Si perfundim, te gjitha zgjidhjet e mundeshme permblidhen sipas te mirave dhe te keqijave, dhe me pas ose zgjidhja e preferuar prezantohet per miratim nga audienca ose i hapet rruga nje bashkebisedimi duke rezultuar ne nje vendim. Nje ‘hile’ per te arritur rezultatin e deshiruar eshte percaktimi gjate prezantimit i kriterave kundrejt te cilave opsionet e mundeshme mund te vleresohen; vetem kjo duhet t’ju lejoje te arrini rezultatin e deshiruar.

Piramida

Ne nje gazete, historia prezantohet plotesisht ne paragrafin e pare. Paragrafet ne vijim perserisin te njejtin informacion vetem se japin detaja me te hollesishme per cdo pike. Seksioni ne vazhdim perserit historine serish, por duke krijuar disa tematika brenda seciles nen-pike dhe serish duke shtuar me teper informacion. Kjo perseritet deri sa gazetarit i mbarojne historite. Me pas, editori thjesht vendos mbi rendesine e raportimit dhe eleminon nga fundi deri ne numrin e pershtatshem te gjatesise se kolones.

Ky stil prezantimi ka dy avantazhe kryesore. Fillimisht, mund te rrise perceptimin e idese kryesore nga audienca. Perderisa tek secili nivel i piramides ata jane familjarizuar me idete dhe dine se cfare te presin. Kjo ndjenje fallse deja vuje jep pershtypjen qe ata jane duke degjuar idete e tyre. Avantazhi i dyte eshte qe kohezgjatja e flalimit mund te ndryshohet lehtesisht duke e prere ate ne te njejten menyre si editori i gazetes. Kjo shkalle fleksibiliteti mund te jete e dobishme ne qofte se i njejti prezantim mund te perdoret disa here ne situata te ndryshme.

‘Sandwichi me Mish’

Formati me i thjeshte dhe me direkt mbetet sandwichi me mish. Ky eshte nje format i thjeshte fillim-zhvillim-mbarim ne te cilin mishi i performances ndodhet ne ‘zhvillim’ qe vjen pas hyrjes dhe qe ndiqet nga nje permbledhje dhe perfundim. Ky do te ishte formati i pershtatshem per te gjitha nen-seksionet ne strukturat e mepareshme. Ne qofte se fjalimi eshte i shkurter mjaftueshem, ose tema eshte e thjeshte mjaftueshem, kjo mund te formoje komplet prezantimin.

Pershtatur nga Gerard M Blair, Universiteti Edinburgh, Skoci

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Seminar 2 (9/4/2012):

Tema V: Perfeksionimi i komunikimit ne grup, aftesite degjuese dhe komunikimi joverbal

Business Communication Today: Communicating in Teams and Mastering Listening and Nonverbal Communication Skills (Tema ne librin e huaj)

Tema IV: Parimet e komunikimit efektiv 

ebook: Business Presentations that Persuade (Liber teper inovativ ne lidhje me aftesite Prezantuese)

4.1 Qartësia 

Kur i shkruani ose flisni me dike, jini te qarte per qellimin tuaj ose mesazhin. Cila eshte arsyeja qe po komunikoni me ate person? Ne qofte se nuk jeni te sigurte, as audienca juaj nuk do te jete e qarte per c’ka ju po flisni.

Per te qene te qarte, perpiquni te minimizoni numrin e ideve ne secilen fjali. Sigurohuni qe te jete e lehte per lexuesin tuaj t’ju kuptoje. Marresit e mesazhit nuk duhet te lexojne kuptime te dyfishta dhe te bejne supozime per te kuptuar ate c’ka ju jeni perpjekur te thone.

Shembull i keq:

Pershendetje Petrit,

Doja te te shkruaja shkurtimisht ne lidhje me Danielin, i cili punon ne departamentin tuaj.
Ai eshte nje aset, dhe do te doja te flisja me teper per te kur te kesh kohe.

Te fala,
Skerdi

Kush eshte qellimi i ketij emaili? Nuk eshte i qarte! Fillimisht, ne qofte se ka disa Daniela ne departamentin e Petritit, ai nuk e di kujt Danieli Skerdi i referohet.
Me tej, cfare eshte duke bere Danieli, specifikisht, qe qenka kaq e mire? As kete nuk e dime. Eshte kaq e pa qarte saqe Petritit do i duhet ti kerkoje me teper informacion Skerdit.
Se fundmi, kush eshte qellimi i ketij emaili? Do Skerdi thjesht te kete nje bisede te shkurter per Danielina, apo ka ndonje qellim specifik ketu? Nuk ka qellim te qarte ky email, keshtu qe eshte pak i pa qarte.

Shembull i mire:

Pershendetje Petrit, 

Doja te te shkruaja ne lidhje me Daniel Sinon, i cili punon ne departamentin tuaj. Ne javet qe lame pas, ai me ka ndimuar ne departamentin e IT me disa projekte me kohe te shkurter, jashte orarit te punes.
Kemi nje projekt perditesimi te forte qe duhet te zhvillohet per tre muajt ne vazhdim, dhe njohuria dhe aftesite e tij do te ishin me teper vlere. A mundet ta kemi ndihmen e tij per kete pune?
Do ta vleresoja shume te flisja me ty ne lidhje me kete ceshtje. Kur do te ishte nje kohe e mire per te telefonuar dhe te flasim me gjere?

Gjithe te mirat,
Skerdi

4.2 Konciziteti

Mund te jeni konciz ne komunikimin tuaj duke qendruar brenda qellimit dhe shkurtimisht. Audienca juaj nuk do donte te lexonte gjashte fjali kur juve mund ta komunikoni mesazhin ne tre.

? Mund te kete fjale mund ti eleminoni? Shpesh mund te eleminoni fjale si ”per shembull”, ”pa dyshim”, ”shprehimisht”, ”pergjithesisht”, ose ”dua te them”.

? Mund te kete fjali te pa nevojshme?

? Keni shprehur qellimin disa here, ne menyra te ndryshme?

Shembull i keq:

Pershendetje Ermal,

Doja te diskutojma me ty ne lidhje me emailin e fushates se marketingut qe e ideuam disi te Enjten e shkuar. Une vertete mendoj qe fokusi i tregut pa dyshim do doje te shohe perpjekjet e kompanise ne lidhje me te mirat njerezore. Une mendoj qe ajo do te kishte nje ndikim te madh, dhe do te qendronte ne mendjen e tyre me teper sesa nje fjalim shitjeje.
Per shembull, ne qofte se flasim per perpjekjet e kompanise per te qene ambjentaliste, dhe gjithashtu punes bamirese qe ne po bejme ne shkollat lokale, atehere njerzit qe ne duam te terheqim do ta mbajne mend me gjate mesazhin. Ndikimi thjesht do te jete me i madh.

Cfare mendon?
Viola

Ky email eshte teper i gjate! Ka persritje, dhe ka shume ”fjale mbushese” qe zene goxha vend.

Shembull i mire:

Shikoni cfare ndodh kur jemi konciz dhe heqim fjalet mbushese:

Pershendetje Ermal,

Doja shkurtimisht te diskutoja emailin e fushates se marketingut qe analizuam te Enjten e shkuar. Tregu i fokusit do te doje te dije per perpjekjet e kompanise kundrejt te mirave njerezore, sidomos objektivave tona per te qene ambientaliste dhe te ndihmojme shkollat.
Kjo do te kishte nje ndikim shume me te madhe, dhe do te qendronte ne memorjen e tyre me gjate sesa nje fjalim shitjesh tradicional.

Cfare mendimi ke?
Viola

4.3 Konkretësia

Mesazhi juaj eshte konkret kur audienca juaj ka nje ide te qarte te asaj cka ju po i transmetoni. Ka detaja (por jo shume) dhe fakte reale, dhe ka fokus te perpikte. Mesazhi juaj eshte i forte.

Shembull i keq:

Konsideroni nje kompje te nje fletushke marketingu:

Magjistari i Drekes do t’ju kurseje kohe perdite.

Nje deklarate e dille me shume mundesi nuk do te shes shume nga ky produkt. Nuk ka pasion, nuk ka detaje rale, asgje qe krijon emocion, dhe asgje qe u thote njerezve te aduiences se pse atyre duhet ti interesoje ky produkt. Ky mesazh nuk eshte konkret mjaftueshem per te qene ndryshe nga te tjeret.

Shembull i mire:

Sa kohe shpenzoni perdite duke paketuar dreken e femijeve tuaj? Jo me! Thjesht merrni nje kuti te plote te Magjistarit te Drekes nga frigoriferi cdo dite per tu dhene femijeve nje dreke te shendeteshme dhe te keni me shume kohe per te luajtur dhe lexuar me ta!

Kjo kopje eshte me e mire sepse ka imazhe dinamike. Audienca do te imagjinoje kalimin e nje kohe cilesore me femijet e tyre – dhe kush prind nuk do te ishte dakort me kete gje? Dhe duke shpjeguar qe produkti mund te ruhet ne frigorifer shpjegon se si produkti eshte praktik. Ky mesaz u soll ne jete fale ketyre detajeve.

4.4 Korrektësia (Saktesia)

Kur komunikimi juaj eshte i sakte, ai i pershtatet audiences. Dhe komunikimi i sakte eshte edhe pa gabime.

? A u pershtaten termat tuaja teknike nivelit te edukimit dhe njohurive te audiences?

? E keni kontrolluar shkrimin tuaj per gabime gramatikore? Mbani mend!, editoret nuk do te gjejne gjitha gabimet.

? A jane te gjithe emrat dhe titujt shkruajtur qarte?

 Shembull i keq:

Pershendetje Daniel,

Te falenderoj per takimin e sotem per dreke! Me pelqeu bashkbisdimi jone, dhe mezi pres te avancojme me projektin tone. Jam i sigurt qe predha dy-javoreshe per projektin nuk do te jete problem.
Edhe njehere faleminderit, dhe do te degjohemi se shpejti!

Te fala,
Ermir Shtufi

Ne qofte se e lexoni shembullin shpejt, ndoshta nuk do i shihni gabimet. Por ne qofte se lexojme me qetesi do te gjejme dy. I shihni dot?

Gabimi i pare eshte qe derguesi gabimisht ka shkruajtur bashkbisdimi. Kjo ndodh kur shkruani shume shpejt. Gabimi tjeter eshte perdorimi i ”predha” ne vend te ”perjudha”. Syri i shpejte nuk i kap gabime te tilla, prandaj eshte e rendesishme ta lexoni edhe njehere para se ta dergoni.

4.5 Konsiderata

Konsiderata perfshine ”futjen ne vendin e tjetrit”. Komunikimi efektiv duhet te marre parasysh audiencen, p.sh., pikeveshtrimin e audiences, nga vijne, mentaliteti, niveli edukimit etj

4.6 Tërësia

Ne nje mesazh te kompletuar, audienca i ka te gjitha per te qene te informuar dhe, aty ku duhet, te ktheje pergjigje.

? A ka mesazhi juaj nje ”kerkohet pergjigje”, ne menyre qe audienca te dije qarte se cfare ju doni qe ata te bejne?

? A i keni perfshire te gjithe informacionin e pershtatshem – emrat e kontaktit, datat, oret, vendet e takimit, etj?

Shembull i keq:

Pershendetje te gjitheve,

Doja thjesht t’ju dergoja nje kujtese ne lidhje me takimin qe do te mbajme neser.

Shihemi atehere,
Krisleni

Ky mesazh nuk eshte i kompletuar, per arsye te dukshme. Cfare takimi? Kur do te mbahet takimi? Ku? Krisleni e ka lene ekipin e tij pa informacionin e domosdoshem.

Shembull i mire:

Pershendetje te gjitheve,

Doja thjesht t’ju kujtoja per takimin e neserm ne lidhje me politikat e reja te telekomunikimit. Takimi do te jete ne 10:00 p.a. ne dhomen e konferences ne kt te dyte.
Ju lutem te me njoftoni ne qofte se do mund te merrni pjese.

Shihemi atehere,
Krisleni

4.7 Kortezia

Komunikimi kortez eshte shoqeror, i hapur, dhe i sinqerte. Nuk ka ofendime te fshehura ose tone pasive agresiviteti. Juve merrni parasysh kendveshtrimet e lexuesit, dhe jeni te ndjeshem kundrejt te tejereve.

Shembull i keq:

Genci,

Doja te beja me dije qe nuk e vleresoje se si ekipi juaj gjithmone monopolizon diskutimin ne takimet tona te perjaveshme. Une kam shume projekte, dhe realisht me duhet kohe per te diskutuar zhvillimet e ekipit tim. Deri tani, faleminderit departamentit tuaj, nuk kam pasur kohe ta beje me pare. Mund te sigurohesh qe ata te me lene kohe mua dhe ekipit tim javes tjeter?

Faleminderit,
Eltoni

Ky email nuk mund te quhet kortez. Mesazhe te tilla kane potencial per te hapur sherre midis departamenteve. Dhe ky email nuk ben gje tjeter vec krijimit te ndjenjave te keqia, produktivitet dhe moral te ulet. Pak kortezi, edhe ne situata te veshtira, mund te ndihmoje.

Shembull i mire:

Pershendetje Genci,

Doja shkurtimisht te kerkoja nje nder. Gjate takimeve tona te perjaveshme, ekipi jot ben nje pune te shkelqyer duke theksuar progresin tuaj. Por kjo ha pak nga koha e disponueshme per ekipin tim te shprehin arritjet tona. Do ta vleresoja shume ne qofte se mund te na jepnit pak me teper kohe cdo jave per te plotesuar raportet e progresit tone.
Faleminderit shume, dhe te lutem me njofto ne qofte se mund te ndihmoj me ndonje gje.

Te fala,
Eltoni

Diferenca eshte evidente. Shanset ketu per qejfmbetje jane te pakta.


Reference: http://www.mindtools.com/pages/article/newCS_85.htm