Tema VII: Planifikimi Raporteve dhe Propozimeve

Pyetje: [Shpjego ndryshimin midis raporteve informative dhe atyre analitik?]

Raport Informativ: Ofron te dhena, fakte, feedback, dhe tipe te tjera informacioni, pa analiza ose rekomandime

Raport Analitik: raport informativ, por qe perfshine dhe analize dhe/ose rekomandime

Propozim: mundohet te binde audience te brendeshme ose te jashteme

Aplikimi i procesit te shkrimit me tre hapa per raportet dhe propozimet:

Ne ndryshim nga kapitujt e meparshem ku flitej per nje mesazh te thjesht, ketu flitet per nje mesazh relativisht te gjate dhe kompleks. Per kete arsye, faza e planifikimit ketu mund te shkoj nga disa dite, ne disa jave. Kjo teme dhe dy temat ne vazhdim do te fokusohen ne planifikimin, shkrimin dhe plotesimin e mesazheve me te gjata.

Planifikimi:

-          Analizimi i Situates:

Kompleksiteti i raporteve dhe shkalla e veshtiresise se punes e rrisin domosdoshmerine per ta analizuar situaten me kujdes. Ne kundershtim me mesazhet e shkruara ku mund te ndryshonit drejtimin e mesazhit ne mes te draftit te pare (psh ne nje email), ne raporte ky ndryshim mund te mos jete i mundur per shkak se mund te tejcoje ne humbjen e disa diteve pune. Prandaj eshte absolutisht e domosdoshme ti kushtohet vemendje deklarates se qellimit. Gjithashtu, shpenzoni pak kohe perpara se te filloni pune per te detajuar nje plan pune.

                Percakto qellimin:

Per cfare do te shkruani dhe pse po e pergatisni raportin? Fraza si keto mund te behen pjese e deklarates tuaj te qellimit:

ü  Te informoje klintet per progresin e projektit te kerkimit (raport progresi)

ü  Te zhvilloje objektiva dhe qellime per vitin pas ardhes (plan strategjik)

ü  Te identifikoje konsumatoret dhe te shpjegoje se si kompania do u sherbeje atyre (plan marketingu)

ü  Ti dorezoje bordit drejtues statistika mujore te shitjeve (Raport operimi)

ü  Te permbledhe cfare ndodhi ne konferencen vjetore te shitjeve (Raport i aktivitetit personal)

ü  Te shpjegoje procedurat e hyrje/daljeve ne godine (Raport implementimi politikash)

ü  Ti dorezoje informacionin e kerkuar Komisionit te Sigurise dhe Shkembimit (Raport perputhjeje)

Deklarata e qellimit per nje raport analitik duhet te jete me i percaktuar sesa i nje raporti informativ. Suela Sulku, manaxherja e kostos per Llani shpk, nje kompani ri-shitjesh ne Lezhe, se fundmi ju kerkua te gjente menyra per te reduktuar kostot e udhetimit dhe “kafe-ve”. Per shkak se asaj ju kerkuan te sygjeronte menyra specifike per te zgjidhur problemin, deklarata e saj mori forme te tille:

“...te analizoje buxhetin e udhetimit dhe ‘kafe-ve’, vleresoje ndikimin e rritjes se cmimit te mirembajtjes dhe karburantit te makinave, dhe te sygjeroje menyra per te rritur kontrollin e manaxhimit kundrejt shpenzimeve te udhetimit dhe ‘kafe-ve’...”

Shembuj:

Shitjet e kompanise tone po bien gradualisht	Te zbuloje menyra te reja per promovimin dhe shitjen e produkteve tona dhe te rekomandoje menyren me te mire per te stabilizuar shitjet.
Na duhen 20 milion LEK per te nxjerre produktin e ri ne treg.	Ti garantoje investitoreve qe biznesi yne i ri do te jete nje investim me vlere, ne menyre qe te arrijme financimin e deshiruar.

                Pergatitja e Planit te Punes

Pyetje: [Shpjego vleren e planit te punes ne zhvillimin e nje raporti te gjate?]

Nje plan pune formale mund te perfshije keto elemente:

1.       Qartesimi dhe pasja gjithmone parasysh e problemit ose mundesise: teper e rendesishme pasi eleminon mundesine e daljes nga objektivi kryesor.

2.       Qellimi i kerkimit tuaj: Percakton limitet e punes tuaj. Te identifikosh cilat tema do te perfshish dhe cilat jo eshte goxha e rendesishme ne kerkime te gjata.

3.       Hapat qe duhen plotesuar: Mos harroni te tregoni burimin e informacionit tuaj; kerkimin e domosdoshem; dhe ndonje limit kohor, financial, njerezor, ose te dhena.

4.       Pershkrimi i rezultateve qe do te dalin nga kerkimi juaj: Ndoshta raporti nuk eshte rezultati i kerkimit tuaj, ndoshta duhet edhe plani i marketingut ose vete produkti. Sigurohuni ti qartesoni keto ne plan dhe te planifikoni kohe per ti kryer.

5.       Rishikimi i detyrave te projektit, orareve, dhe burimet e nevojshme: kush do beje cfare, dhe sa do kushtoj ne kohe dhe para.

6.       Planifikoni ndjekjen pas dorezimit te raporteve.

7.       Permbajtja fillestare.

-          Grumbullimi i Informacionit:

Ndoshta do ju duhet  te perdorni teknika te ndryshme per te grumbulluar informacionin qe ju duhet per t’ju pergjigjur nevojave te audiences. Per kete mund te, beni anketimie, intervista nje nga nje per te marre feedback nga konsumatoret dhe furnizuesit, duke pare publikimet industriale, ose duke analizuar materialet e marketingut te konkuruesve. Mos harroni te mbani shenim burimin.

-          Zgjedhja e Kanalit te Pershtateshem:

Duke pasur parasysh elementet e zgjedhjes se kanalit te pershtateshem te komunikimit te permendur ne temat e meparesheme, kur shkruani nje raport ose propozim duhet te keni parasysh dhe disa element specifike per keto tipe shkrimesh.

Duhet te keni parasysh qe ne disa situata audienca mund te kete pritshmeri  per nje kanal te caktuar dhe ju mund te mos keni zgjedhje tjeter. Per shembull, ekzekutivet ne shume kompani kane pritshmerine qe raportet rishikuese ti gjejne ne intranetet e kompanive te tyre, dhe te kene nje permbledhje ekzekutive ose prezantim te shkurter online ku te dhena te pergjitheshme si xhiro, fitimi, cilesia dhe progresi i projektit te jene paraqitur.

Ne raste te tjera, audienca juaj mund te jete me fleksible por serish te kete preferenca. Ne qofte se nje audience prej disa manaxheresh mund te beje komente ne raportin tuaj, do preferonin ata te shkruanin ne nje faqe te bardhe apo te perdornin seksionin e rishikimeve ne dokumentin ne word? Duke pasur parasysh te mirat e shperdarjes elektronike, konsideroni qe ne te ardhmen ti shperndani raportet nemenyre te tille.

Konsideroni te jepni raportin tuaj nepermjet disa mediave te ndryshme. Per shembull, edhe raportet me te mira mund te perfitojne nga communikimi sy me sy. Kini parasysh, qe cdo kanal qe zgjidhni ka dhe mesazhin qe i bashkohet, psh ne qofte se po kerkoni nje investim prej disa milion dollaresh, dorezimi i kesaj kerkese ne nje raport te shkruajtur ne disa faqe dhe pa fines do te conte mesazhin e gabuar te mungeses se serjozitetit; po ashtu edhe editimi dhe kompletimi i shtrenjte i nje raporti rutine te operimeve do te jepte pershtypjen qe burimet e kompanise po keqperdoreshin.

-          Organizimi i Informacionit:

Fillo me nje permbledhje te gjetjeve kryesore, perfundimet, rekomandimet, ose propozimin, sipas rastit. Ky lloj trajtimi eshte deri tani me efektivi dhe kursen kohe dhe e ben pjesen e mbetur te raportit me te lehte per te ndjekur e lexuar. Per ata qe kane paqartesi, pjeset ne vazhdim te r aportit japin komplet gjetjet dhe dtajet mbeshtetese.

Pyetje: [Ndryshimi midis menyres direkte dhe indirekte te paraqitjes ne hyrje?]

Kini parasysh keto pika kur organizone raportin ose propozimin tuaj:

-         

      Kupto dhe  ploteso pritshmerine e audiences.

-          Perzgjidhni nje forme qe eshte e pranueshme per detyren.

-          Bejeni sa me te shkurter.

-          Permendini te gjitha titujt ne permbajtje.