Me nje plan te perfunduar (referoju temes se meparshme), jeni gati
te zgjidhni fjalet, te hartoni fjalite dhe paragrafet te cilet do te tejcojne
idete tuaja tek audienca e deshiruar.
Adaptimi me audiencen dhe
kompozimi i mesazheve jane qellimi i kesaj teme.
7.1. Kthimi i ideve në realitet
7.2. Përshtatja me audiencën
Pyetje:
[Shpjegoni rendesine e adaptimit te mesazhit tuaj sipas nevojave dhe
pritshmerise se audiences]
Ne menyre qe ti pershtasni mesazhin tuaj audiences, perpiquni te
jeni te ndjeshem kundrejt nevojave te audiences, ndertoni nje mardhenje te
forte me te dhe kontrolloni stilin ne menyre qe te keni nje ton profesional.
(1)
Jini te ndjeshem ndaj nevojave te
audiences
Mund te permiresoni ndjeshmerine
ndaj audiences duke eleminuar qendrimin “une, imja, jona, ne etj”:
Ne
vend te kesaj: (Ne disavantazh)
|
Shkruani
kete: (Ne avantazh)
|
Kur
audienca eshte klienti:
Per te na ndihmuar ne te procesojme blerjen, na duhet t’ju
kerkojme nje tjeter kopje te shkreses.
Ne jemi te lumtur tju njoftojme per fluturimin tone te ri te
planifikuar nga Tirana ne Rome, i cili eshte ne cdo ore per nje ore.
Ne ofrojme paisje MP3 me hapesire ruajtese 50, 75, ose 100 GB.
|
Kur
audienca eshte klienti:
Ne menyre qe blerja juaj te permbushet saktesisht, jeni te lutur
te na dergoni nje kopje tjeter te shkreses.
Tani ju mund te fluturoni nga Tirana ne Rome cdo ore per nje
ore.
Zgjidhni paisjen tuaj MP3 nga tre modele me kapacitet ruajtes
50,75, ose 100 gb.
|
Ne keto raste rezikoni te shfaqeni egoist dhe te pa interesuar
tek audienca.
|
Por duhet te keni kujdes edhe me perdorimin e “ju dhe juve”
sepse mund ta mbiperdorni dhe te shfaqeni artificial.
|
Kur
audienca eshte punonjesi/kolegu:
Nuk duhet ta perdoresh kurre ate lloj letre ne kete fotokopje.
Duhet ti korrigjosh te pesta kopjet deri ne mesdites.
|
Kur
audienca eshte punonjesi/kolegu:
Ajo lloj letre nuk punon shume mire ne kete fotokopje.
Te pesta kopjet duhen korigjuar deri ne mesdite.
|
Mbajtja
e standarteve etike: Edhe pse aty per aty mund te jete
tunduese qe te jeni te ashper ne kritika, perpiquni te shprehni faktet ne
menyre te sjellshme dhe te matur. Tegoni aftesite tuaja diplomatike duke
kontrolluar emocionet dhe komunikuar qetesisht dhe me sjellshem:
Ne
vend te kesaj: (Ne disavantazh)
|
Shkruani
kete: (Ne avantazh)
|
Edhe njehere, arrite te nxjerresh jashte linje komplet faqen e
internetit nepermjet programimit tend te papergjegjshem.
Ke dy jave qe nuk ben gje per porosine tone, dhe ne na duhet
tani!
|
Le te rishikojme programimin e fundit te faqes se internetit ne
menyre qe te gjejme se si ta permiresojme procesin.
Programi i prodhimit tone varet nga dorezimi ne kohe i pjeseve
dhe funizimeve, por nuk kemi marre ende porosine qe ju premtuat se do te
dorezonit dy jave me pare. Ju lutem pergjigjuni sot me nje impenjim konkret
per dorezimin.
|
Theksin
mbi pozitivitetin: Mund te komunikoni lajme negative
pa qene negativ.
Ne
vend te kesaj: (Ne disavantazh)
|
Shkruani
kete: (Ne avantazh)
|
Kur
audienca eshte klienti:
Eshte e pa-mundur te rregullojme laptopin tuaj sot.
Kerkojme ndjese qe ju prishem terezine gjate rimodelimit.
Mall i lire
Deshtim
Fallso
|
Kur
audienca eshte klienti:
Kompiuteri juaj do te jete gati te Marten. Deshironi nje zevendesues
borxh deri atehere?
Rimodelimi ne proces do te na ndihmoje per t’ju sherbyer me
mire.
Mall ekonomik
Nen-performance
Imitim ose replike
|
Kur
audienca eshte punonjesi/kolegu:
|
Kur
audienca eshte punonjesi/kolegu:
|
Ne humbem 30 milione Lek ne rreklama ne ate reviste.
Problemi me kete departamint eshte deshtimi ne kontrollin e
kostove.
Deshtuat se dheni te gjithe informacionin e nevojshem ne faqen e
mepareshme.
Do te njoftojme te tre agjensite e raportimit mbi kredite ne
qofte se ju nuk paguani faturen e prapambetur brenda 10 diteve
Jam i lodhur duke gjetur kaq shume gabime ne blog-un e sherbimit
mbi klientin
|
Investimi prej 30 milion Lekesh ne rreklama nuk solli rezultat;
le ta analizojme eksperiencen dhe ta perdorim rezultatin e analizes ne
fushata ne te ardhmen.
Performanca i ketij departamenti mund te permiresohet duke
forcuar kontrollin e kostove.
Ju lutem rishikoni shenimet me te kuqe ne faqen e mepareshme ne
menyre qe te procesojme blerjen tuaj sa me shpejte te jete e mundur.
Pagesa e fatures se prapambetur brenda 10 diteve do te pengonte
klasifikimin tuaj negativ ne historikun e kredive.
Redaktimi i postimeve tuaja ne blog do te parandalonte gabimet e
turpshme te cilat gjenerojne me shume ankesa ne sherbimin me klientet
|
Gjithashtu, edhe ketu mos mbiperdorni shprehjen e pozitivitetit
sepse audienca do e vej re si nje fallsitet.
Perdorni
nje gjuhe asnjanese: Evitoni perdorimin e gjuhes se
njeaneshme qe do te ofendonte audiencen tuaj.
(2)
Ndertimi i mardhenjeve te forta me
audiencen.
Vendosja
e Kredibilitetit:
Pyetje:
[Shpjegoni pse vendosja e kredibilitetit eshte jetesore per suksesin e
perpjekjeve tuaja per komunikim?]
Ka gjasa qe njerezit t’i pergjigjen pozitivisht mesazhit tuaj kur
ata ju besojne juve. Per kete qellim, konsideroni karakteristikat e meposhteme:
·
Ndershmeria: Do e beje audiencen
t;ju respektoje edhe pse ata mund te mos jene dakort me mesazhin tuaj.
·
Objektiviteti: Trego qe mund te
distancoheni nga situatat emocionuese dhe se mund t’i shihni te dy krahet e
monedhes per nje ceshtje te caktuar.
·
Njohja e nevojave te audiences:
Lereni audiencen te kuptoje qe ju e dini se cfare eshte e rendesishme per ta.
·
Kualifikimet, njohuria dhe
ekspertiza: Audienca duhe te dije qe ju i keni te gjitha per te mbeshtetur
mesazhin tuaj, qofte ky edukimi, certifikimi profesional, trajnim special,
suksese te shkuara, ose thjesht fakti qe keni bere kerkime.
·
Referencat: Ne qofte se jeni ta pa
njohur ende, perpiquni te merni ndihme nga dikush qe ata njohin dhe besojne.
·
Performanca: Te tregoni aftesi
komunikimi te larta nuk eshte mjaftueshem; njerezve ju duhet te dijne qe ata
mund te kene besim tek ju qe do ta kryeni detyren.
·
Besueshmeria ne vetevete:
·
Stili komunikimit: Mbeshteteni
mesazhin tuaj me fakte, jo me terma boshe si e jashtezakonshme, mahnitese ose e
pabesueshme.
·
Sinqeriteti
Ne
vend te kesaj: (Ne disavantazh)
|
Shkruani
kete: (Ne avantazh)
|
Shpresojme qe ky rekomandim do t’ju hyje ne pune.
Ne qofte se do kishit deshire te porosisni, na shkruani me
poste.
Ne besojme se ju do te donit te shtynit kontraten e sherbimit.
|
Ne jemi te nderuar ta japim kete rekomandim.
Per te porositur, na shkruani me poste.
Duke shtyre kontraten e sherbimit tuaj, mund te vazhdoni te
shijoni performancen e larte te paisjes tuaj
|
Mbrojtja
e Imazhit te Kompanise: Kur komunikoni me te jashtem, edhe
ne rastet me te thjeshata, jeni duke vepruar si zedhendesi i organizates tuaj.
Pershtypja qe ju lini mund ta zgjeroje ose ule reputacionin e gjithe kompanise.
Kine kujdes te adaptoni stilin e komunikimit tuaj me ate te kompanise.
(3)
Kontrolli i Stilit dhe Tonit
Pyetje:
[Diskutoni kater menyra per te arritur ton biznesi me nje stil qe eshte i qarte
dhe konciz]
Stili eshte menyra e perdorimit te fjaleve per arritjen e nje toni
te caktuar.
Mund te arrini nje ton bisede ne mesazhin tuaj duke ndjekur nje
nga keto guida:
Shmangni gjuhen ‘e lashte’ dhe pompoze: Thjesht bejini pyetje
vetes edhe kur shkruani “A do ta perdorja po te isha sy me sy me dike”
Shmangni zerin e larte dhe mburrjen: Shume pak jane gjerat me
acaruese sesa dikush qe mendon qe di gjithcka dhe te tjeret nuk dine gje.
Kujdes me intimitetin:
Kujdes me humorin:
Perdor gjuhe te qarte.
7.3. Ndërtimi i
mesazheve
Shiheni kete pjese te ndare ne dy versione. Versioni 0 le te jete
versioni kreativ, ku mund te perdorni mendimet tuaja, ku mund te perdrdorni
gjithcka qe ju vjen nder mend. Pasi te keni krijuar nje “draft” te tille atehere
krijoni dhe Versionin 1 ku do beni ndryshimet (editimet) e nevojeshme qe ta
beni mesazhin sa me te qarte per audiencen. Gjithashtu ne kete pjese mund ti
ndani mesazhet tuaja ne fjale te forta, fjali efektive dhe paragrafe llogjike.
(1)
Fjale te Forta
Pyetje:
[Shkurtimisht pershkruani se si te zgjidhni fjalet qe nuk jane vetem te sakta
por edhe efektive]
Perdorimi i fjaleve te duhura ne menyren e duhur eshte ajo cka i
ben mesazhet efektive. Gjithmone kemi rast kur nuk jemi te sigurt per gramatiken
qe perdorim ne mesazhet tona prandaj duhet ta shikojme, ta rishikojme dhe ta
shikojme serish. Keshillohet qe mesazhe te rendesishme tu jepen lexuesve te
dyte dhe te trete per editime qe ne, autoreve, ndoshta na kane shpetuar. Cilesi
e dobet e fjaleve dhe perdorim me gramatike te gabuar te tyre con ne mosbesim
ne aftesite e autoreve nga ana e audiences.
Fjalet
funksionale dhe te kuptimit: Funksionale (me nje kuptim) dhe te
kuptimit (me baze interpretimi)
Fjalet
qe komunikojnemire:
Zgjidh fjale te fuqishme:
Zgjidh fjale familjare:
Evito klishete dhe gjeagjezat
(2)
Fjali Efektive
Zgjidh
llojin e fjalise per te theksuar pikat kryesore.
(3)
Paragrafe Llogjike
Pyetje:
[Listo pese menyra per te ndertuar paragrafe llogjike]
7.4. Përdorimi i
teknologjisë në formulimin e mesazheve
(1)
Faqje te stiluara dhe faqjet
shabllon
(2)
Plotesimi automatik (T9)
(3)
Autokorigjim
(4)
Bashkues dokumentash
(5)
Shenimet ne fund te faqes,
indekset, tabelat e permbajtjes
(6)
Procese te gatshme (Wizards)
Pyetje:
Duhet perdorur fjala “ti” ne menyre qe te tregohet sjellja me
“ju”?
Pse eshte e rendesishme te vendoset besueshmeria kur komunikohet
me nje audience te huajsh?
Si ndihmon njeaneshmeria ne vendosjen e nje lidhjeje te mire me
audiencen?
Cfare eshte stili dhe si vendoset mbi stilin e duhur per nje
mesazh?