Wednesday, April 25, 2012

Java 4: Tema VII: Shkrimi i mesazheve në biznes


Me nje plan te perfunduar (referoju temes se meparshme), jeni gati te zgjidhni fjalet, te hartoni fjalite dhe paragrafet te cilet do te tejcojne idete tuaja tek audienca e deshiruar.

Adaptimi me audiencen dhe kompozimi i mesazheve jane qellimi i kesaj teme.

7.1.      Kthimi i ideve në realitet

7.2.      Përshtatja me audiencën

Pyetje: [Shpjegoni rendesine e adaptimit te mesazhit tuaj sipas nevojave dhe pritshmerise se audiences]

Ne menyre qe ti pershtasni mesazhin tuaj audiences, perpiquni te jeni te ndjeshem kundrejt nevojave te audiences, ndertoni nje mardhenje te forte me te dhe kontrolloni stilin ne menyre qe te keni nje ton profesional.

(1)    Jini te ndjeshem ndaj nevojave te audiences

Mund te permiresoni ndjeshmerine ndaj audiences duke eleminuar qendrimin “une, imja, jona, ne etj”:
Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)
Shkruani kete: (Ne avantazh)
Kur audienca eshte klienti:

Per te na ndihmuar ne te procesojme blerjen, na duhet t’ju kerkojme nje tjeter kopje te shkreses.

Ne jemi te lumtur tju njoftojme per fluturimin tone te ri te planifikuar nga Tirana ne Rome, i cili eshte ne cdo ore per nje ore.

Ne ofrojme paisje MP3 me hapesire ruajtese 50, 75, ose 100 GB.
Kur audienca eshte klienti:

Ne menyre qe blerja juaj te permbushet saktesisht, jeni te lutur te na dergoni nje kopje tjeter te shkreses.

Tani ju mund te fluturoni nga Tirana ne Rome cdo ore per nje ore.

Zgjidhni paisjen tuaj MP3 nga tre modele me kapacitet ruajtes 50,75, ose  100 gb.

Ne keto raste rezikoni te shfaqeni egoist dhe te pa interesuar tek audienca.

Por duhet te keni kujdes edhe me perdorimin e “ju dhe juve” sepse mund ta mbiperdorni dhe te shfaqeni artificial.
Kur audienca eshte punonjesi/kolegu:

Nuk duhet ta perdoresh kurre ate lloj letre ne kete fotokopje.

Duhet ti korrigjosh te pesta kopjet deri ne mesdites.
Kur audienca eshte punonjesi/kolegu:

Ajo lloj letre nuk punon shume mire ne kete fotokopje.

Te pesta kopjet duhen korigjuar deri ne mesdite.


Mbajtja e standarteve etike: Edhe pse aty per aty mund te jete tunduese qe te jeni te ashper ne kritika, perpiquni te shprehni faktet ne menyre te sjellshme dhe te matur. Tegoni aftesite tuaja diplomatike duke kontrolluar emocionet dhe komunikuar qetesisht dhe me sjellshem:

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)
Shkruani kete: (Ne avantazh)
Edhe njehere, arrite te nxjerresh jashte linje komplet faqen e internetit nepermjet programimit tend te papergjegjshem.

Ke dy jave qe nuk ben gje per porosine tone, dhe ne na duhet tani!
Le te rishikojme programimin e fundit te faqes se internetit ne menyre qe te gjejme se si ta permiresojme procesin.

Programi i prodhimit tone varet nga dorezimi ne kohe i pjeseve dhe funizimeve, por nuk kemi marre ende porosine qe ju premtuat se do te dorezonit dy jave me pare. Ju lutem pergjigjuni sot me nje impenjim konkret per dorezimin.

Theksin mbi pozitivitetin: Mund te komunikoni lajme negative pa qene negativ.

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)
Shkruani kete: (Ne avantazh)
Kur audienca eshte klienti:

Eshte e pa-mundur te rregullojme laptopin tuaj sot.

Kerkojme ndjese qe ju prishem terezine gjate rimodelimit.

Mall i lire

Deshtim

Fallso

Kur audienca eshte klienti:

Kompiuteri juaj do te jete gati te Marten. Deshironi nje zevendesues borxh deri atehere?

Rimodelimi ne proces do te na ndihmoje per t’ju sherbyer me mire.

Mall ekonomik

Nen-performance

Imitim ose replike
Kur audienca eshte punonjesi/kolegu:
Kur audienca eshte punonjesi/kolegu:
Ne humbem 30 milione Lek ne rreklama ne ate reviste.



Problemi me kete departamint eshte deshtimi ne kontrollin e kostove.

Deshtuat se dheni te gjithe informacionin e nevojshem ne faqen e mepareshme.


Do te njoftojme te tre agjensite e raportimit mbi kredite ne qofte se ju nuk paguani faturen e prapambetur brenda 10 diteve

Jam i lodhur duke gjetur kaq shume gabime ne blog-un e sherbimit mbi klientin
Investimi prej 30 milion Lekesh ne rreklama nuk solli rezultat; le ta analizojme eksperiencen dhe ta perdorim rezultatin e analizes ne fushata ne te ardhmen.

Performanca i ketij departamenti mund te permiresohet duke forcuar kontrollin e kostove.

Ju lutem rishikoni shenimet me te kuqe ne faqen e mepareshme ne menyre qe te procesojme blerjen tuaj sa me shpejte te jete e mundur.

Pagesa e fatures se prapambetur brenda 10 diteve do te pengonte klasifikimin tuaj negativ ne historikun e kredive.

Redaktimi i postimeve tuaja ne blog do te parandalonte gabimet e turpshme te cilat gjenerojne me shume ankesa ne sherbimin me klientet

Gjithashtu, edhe ketu mos mbiperdorni shprehjen e pozitivitetit sepse audienca do e vej re si nje fallsitet.

Perdorni nje gjuhe asnjanese: Evitoni perdorimin e gjuhes se njeaneshme qe do te ofendonte audiencen tuaj.


































(2)    Ndertimi i mardhenjeve te forta me audiencen.

Vendosja e Kredibilitetit:

Pyetje: [Shpjegoni pse vendosja e kredibilitetit eshte jetesore per suksesin e perpjekjeve tuaja per komunikim?]

Ka gjasa qe njerezit t’i pergjigjen pozitivisht mesazhit tuaj kur ata ju besojne juve. Per kete qellim, konsideroni karakteristikat e meposhteme:

·         Ndershmeria: Do e beje audiencen t;ju respektoje edhe pse ata mund te mos jene dakort me mesazhin tuaj.
·         Objektiviteti: Trego qe mund te distancoheni nga situatat emocionuese dhe se mund t’i shihni te dy krahet e monedhes per nje ceshtje te caktuar.
·         Njohja e nevojave te audiences: Lereni audiencen te kuptoje qe ju e dini se cfare eshte e rendesishme per ta.
·         Kualifikimet, njohuria dhe ekspertiza: Audienca duhe te dije qe ju i keni te gjitha per te mbeshtetur mesazhin tuaj, qofte ky edukimi, certifikimi profesional, trajnim special, suksese te shkuara, ose thjesht fakti qe keni bere kerkime.
·         Referencat: Ne qofte se jeni ta pa njohur ende, perpiquni te merni ndihme nga dikush qe ata njohin dhe besojne.
·         Performanca: Te tregoni aftesi komunikimi te larta nuk eshte mjaftueshem; njerezve ju duhet te dijne qe ata mund te kene besim tek ju qe do ta kryeni detyren.
·         Besueshmeria ne vetevete:
·         Stili komunikimit: Mbeshteteni mesazhin tuaj me fakte, jo me terma boshe si e jashtezakonshme, mahnitese ose e pabesueshme.
·         Sinqeriteti

Ne vend te kesaj: (Ne disavantazh)
Shkruani kete: (Ne avantazh)
Shpresojme qe ky rekomandim do t’ju hyje ne pune.

Ne qofte se do kishit deshire te porosisni, na shkruani me poste.

Ne besojme se ju do te donit te shtynit kontraten e sherbimit.
Ne jemi te nderuar ta japim kete rekomandim.


Per te porositur, na shkruani me poste.

Duke shtyre kontraten e sherbimit tuaj, mund te vazhdoni te shijoni performancen e larte te paisjes tuaj

Mbrojtja e Imazhit te Kompanise: Kur komunikoni me te jashtem, edhe ne rastet me te thjeshata, jeni duke vepruar si zedhendesi i organizates tuaj. Pershtypja qe ju lini mund ta zgjeroje ose ule reputacionin e gjithe kompanise. Kine kujdes te adaptoni stilin e komunikimit tuaj me ate te kompanise.


(3)    Kontrolli i Stilit dhe Tonit

Pyetje: [Diskutoni kater menyra per te arritur ton biznesi me nje stil qe eshte i qarte dhe konciz]

Stili eshte menyra e perdorimit te fjaleve per arritjen e nje toni te caktuar.
Mund te arrini nje ton bisede ne mesazhin tuaj duke ndjekur nje nga keto guida:

Shmangni gjuhen ‘e lashte’ dhe pompoze: Thjesht bejini pyetje vetes edhe kur shkruani “A do ta perdorja po te isha sy me sy me dike”

Shmangni zerin e larte dhe mburrjen: Shume pak jane gjerat me acaruese sesa dikush qe mendon qe di gjithcka dhe te tjeret nuk dine gje.

Kujdes me intimitetin:

Kujdes me humorin:

Perdor gjuhe te qarte.

7.3.         Ndërtimi i mesazheve

Shiheni kete pjese te ndare ne dy versione. Versioni 0 le te jete versioni kreativ, ku mund te perdorni mendimet tuaja, ku mund te perdrdorni gjithcka qe ju vjen nder mend. Pasi te keni krijuar nje “draft” te tille atehere krijoni dhe Versionin 1 ku do beni ndryshimet (editimet) e nevojeshme qe ta beni mesazhin sa me te qarte per audiencen. Gjithashtu ne kete pjese mund ti ndani mesazhet tuaja ne fjale te forta, fjali efektive dhe paragrafe llogjike.

(1)    Fjale te Forta

Pyetje: [Shkurtimisht pershkruani se si te zgjidhni fjalet qe nuk jane vetem te sakta por edhe  efektive]

Perdorimi i fjaleve te duhura ne menyren e duhur eshte ajo cka i ben mesazhet efektive. Gjithmone kemi rast kur nuk jemi te sigurt per gramatiken qe perdorim ne mesazhet tona prandaj duhet ta shikojme, ta rishikojme dhe ta shikojme serish. Keshillohet qe mesazhe te rendesishme tu jepen lexuesve te dyte dhe te trete per editime qe ne, autoreve, ndoshta na kane shpetuar. Cilesi e dobet e fjaleve dhe perdorim me gramatike te gabuar te tyre con ne mosbesim ne aftesite e autoreve nga ana e audiences.

Fjalet funksionale dhe te kuptimit: Funksionale (me nje kuptim) dhe te kuptimit (me baze interpretimi)

Fjalet qe komunikojnemire:
Zgjidh fjale te fuqishme:
Zgjidh fjale familjare:
Evito klishete dhe gjeagjezat

(2)    Fjali Efektive

Zgjidh llojin e fjalise per te theksuar pikat kryesore.

(3)    Paragrafe Llogjike

Pyetje: [Listo pese menyra per te ndertuar paragrafe llogjike]

7.4.         Përdorimi i teknologjisë në formulimin e mesazheve

(1)    Faqje te stiluara dhe faqjet shabllon
(2)    Plotesimi automatik (T9)
(3)    Autokorigjim
(4)    Bashkues dokumentash
(5)    Shenimet ne fund te faqes, indekset, tabelat e permbajtjes
(6)    Procese te gatshme (Wizards)

Pyetje:

Duhet perdorur fjala “ti” ne menyre qe te tregohet sjellja me “ju”?
Pse eshte e rendesishme te vendoset besueshmeria kur komunikohet me nje audience te huajsh?
Si ndihmon njeaneshmeria ne vendosjen e nje lidhjeje te mire me audiencen?
Cfare eshte stili dhe si vendoset mbi stilin e duhur per nje mesazh?




Wednesday, April 18, 2012

Java 3: Tema VI: Planifikimi i mesazheve të biznesit

eBook: Business Communication Today: Applying the Three-Step Writing Process


Veshtrim i hollesishem: Udhezimet per “Komplet Idiotet”

Sa herë jeni c’orjentuar me disa pajisje të reja elektronike, keni hapur manualin e perdorimit per ndihme, dhe jeni c’orjentuar me teper? 
Joe Kraynak, shkrimtari i suksesshëm i librave të dobishme si “Udhezimet e Plota mbi Kompiuterat per Idiotet” dhe  “Udhëzimet e Plota mbi Microsoft Office 200o per Idiotet”, është me ju. Ai mendon se njerëzit kanë të drejtë të kritikojë manualet që vijnë me kompjuterat personale, telefonat celularë, dhe produkteve të tjera komplekse. Shumë produkte të teknologjisë së lartë i bëjnë njerëzit e zgjuar të ndjehen si idiote. C’orientimi  me përpjekje jo efektive në shpjegimin e temave komplekse kane nxitur rritjen e shpejtë të serive te “Komplet Idioteve”, e cila tani mbulon qindra tema. 
Në mendjen e Kraynak-ut, problemi qëndron se shumë manuale  produktesh janë shkruar pa vëmendje të mjaftueshme tek nevojat reale të lexuesit. Inxhinierët dhe teknikët që formulojne këto shkrime janë të njohur me produktet e tyre dhe teknologjite, dhe ndonjëherë gabimisht supozojnë se edhe  lexuesit janë te familjarizuar. Kjo mospërfillje kundrejt asaj qe i duhet lexuesit  mund të rezultoje jo vetëm  ne shpjegime të papërshtatshme të temave të reja, por edhe për përdorime te tepruara të zhargoneve dhe akronime. Për më tepër, shumë manuale  përqëndrohet në përshkrimet e produkteve, kur ajo që lexuesit duan ne të vërtetë jane shpjegime se si t'i përdorin ato. 
Une përpiqem të vë veten në këpucë e një përdorues të ri, për të menduar si dikush qe e njof ", thotë Kraynak. Ai i këshillon të gjithë shkrimtarëve të bëjnë të njëjtën gje. Çfarë informacioni  thelbësore i duhet lexuesit tuaj me parë ? Cilat detaje më pak të rëndësishme mund të presim deri më vonë? Cili stil shkrimi do të jetë më efektive? 

6.1.     Kuptimi i tre hapave në procesin e shkrimit

Fatmiresisht, cka ndodh shpesh me keto manuale perdorimi mund te evitohet duke perdorur nje proces te provuar qe funksionon. Ju mund te mesoni te krijoni nje mesazh efektiv i cili jo vetem do te permbushi nevojat e audiences por edhe do te theksoje aftesite tuaja thithese, dhe te nje lideri te drejtuar drejt cilesise.

Procesi me tre hapa i hartimit te mesazheve siguron qe mesazhi juaj te jete sa efektiv (te plotesoje nevojat e audiences por edhe te tejcoje pikat kryesore tek ajo) dhe eficent (te perdore sa me mire kohen tuaj dhe ate te audiences)

Hapi I-re: Planifikimi i mesazheve te biznesit. Fillimisht analizoni situaten duke percaktuar qellimin dhe zhvilluar nje profil te audiences. Pasi te jeni sigurt se cfare doni te arrini me mesazhin, mblidhni informacion qe do te plotesoje nevojat e audiences. Me pas, zgjidhni menyren e duhur (orale, te shkruar, vizuale, ose elektronike) per te derguar mesazhin. Me keto tre faktore te plotesuar, jeni gati te organizoni informacionin duke perkufizuar idene kryesore, kufizuar qellimin, duke zgjedhur nje qasje direkte ose indirekte, dhe duke shtjelluar permbajtjen tuaj. Fokusi i kesaj teme eshte “Planifikimi i Mesazheve”.

Pergjate kesaj klase, do te mesoni se si ti aplikoni keto hapa tej nje game e gjere te mesazheve te biznesit si emailet dhe postimet neper bloge, ne mesazhe me te gjata si detyrat e kursit, prezantimeve orale, dhe mesazheve te punesimit qe  mund ti perdorni per te ndertuar nje karjere te suksesshme.

50% PLANIFIKIM – 25% SHKRIMI DHE 25% KOMPLETIMI

6.2.     Analiza e situatës

Pyetje: [ Shpjego pse eshte e rendesishme te percaktosh me kujdes qellimin dhe listo kater pyetjet qe mund t’ju ndihmojne per te testuar qellimin?]

§  Percakto Qellimin

-          Cfare do te ndryshoje mesazhi juaj?

Sigurohuni qe mos te kontribuoni ne mbingarkese informacioni duke derguar mesazhe qe nuk do te ndryshojne gje. P. Sh. Ne qofte se nuk ju pelqen fushata e marketingut te kompanise tuaj por nuk jeni ne nje pozicion per te influencuar mbi te, dergimi i nje mesazhi kritik kolegeve tuaj nuk do te ndryshoje gje dhe nuk do ti sherbeje askujt.

-          Eshte qellimi juaj real?

Ne qofte se qellimi juaj eshte nje ndryshim i rrenjesishem ne veprim ose sjellje, ngadalesoni. Konsideroni te propozoni nje hap te pare ne menyre qe mesazhi juaj te veproje si hyrja ne nje proces mesimi.

-          A eshte koha e duhur?

Mesazhet qe dergohen gjate oreve te ngarkesave mund te injorohen.

-          A eshte qellimi juaj i pranueshem?

§  Profilizo Audiencen

Pyetje: [Pershkruaj rendesine e analizimit te audiences dhe identifiko 6 faktoret qe duhet te keni parasysh kur zhvilloni nje profil audience?]

Bejini vetes keto pyetje:

-          Kush jane ata?
-          Sa njerez ju duhet te arrini?
-          Sa dijne ata per temen ne fjale?
-          Kush eshte pritshmeria e tyre dhe preferencat?
-          Kush mund te jete reagimi i tyre kundrejt mesazhit tuaj?

Ne qofte se anetaret e audiences tuaj kane nivele te ndryshme kuptueshmerie atehere synoni te arrini ata qe kane me teper influence ne vendim marrje.

6.3.     Grumbullimi i informacionit

Pyetje: [Diskuto grumbullimin e informacionit per mesazhe te thjeshta dhe identifiko tre cilesi te informacionit cilesor]

§  Zbuli i nevojave te audiences:

Ne qofte se ju vjen nje kerkese me kuptim te gjere, beni pyetje per ta qartesuar ate perpara se te planifikoni nje pergjigje. P.sh: kur ju kerkohet analizimi i nje kompanie, beni pyetje se cilin aspekt i kompanise eshte me i rendesishem.
Perfshini ndonje informacion te metejshem qe mund te jete i dobishem, edhe pse kerkuesi nuk e ka specifikuar me pare. P.sh: kur ju kerkohet te krahesoni dy plane sigurimi per punonjesit e kompanise tuaj, dhe ju del nje e trete qe mendoni se eshte e dobishme.

§  Sigurimi i Informacionit te Kerkuar:

Testo nese dokumenti eshte i plote duke u siguruar qe te gjitha pyetjet e rendesishme: kush, cfare, kur, ku, pse, dhe si, te kene pergjigje.

§  Informacioni eshte cilesor kur:

-          Informacioni eshte i sakte
-          Informacioni eshte etik
-          Informacion eshte ‘me vend’

6.4.     Selektimi i kanalit të duhur të komunikimit

Pyetje: [Permendni disa nga avantazhet dhe disavantazhed e secilit kanal komunikimi?]

§  Media Verbale (Orale)

Komunikimi oral eshte me mire kur ju duhet te inkurajoni nderveprim, shprehni emocion, ose monitoroni pergjigjet emocionale

§  Media e Shkruar

§  Media Elektronike

§  Faktoret qe duhen konsideruar kur zgjidhni kanalin e komunikimit?


6.5.     Organizimi i informacionit

Per te organizuar nje mesazh:
-          Percaktoni idene kryesore
-          Limitoni qellimin
-          Zgjidhni sjelljen direkte ose indirekte
-          Gruponi pikat tuaja

Pyetje:[Shpjegoni pse organizim i mire eshte i rendesishem per juve dhe audiencen tuaj?]
            [Permblidhni procesin e organizimit te mesazhit tuaj ne menyre efektive?]
        

Saturday, April 14, 2012

Java 3: Prezantimet

Aftesi prezantimi per manaxheret praktike PJESA III-TE: C'FARE THONE SPECIALISTET 

TEKNIKAT E TE FOLURI

C’do foles ka nje seri “stilesh tregtie” te cilat ai ose ajo i permbahet gjithmone – keshillat ne vazhdime jane nje perzgjedhje e stileve te prezantimit nga burime te ndryshme.

Lini Pershtypje

Audienca e pergjitheshme eshte shume e ngarkuar: ata kane burre ose grua, orare dhe vonesa, makina dhe kreti; dhe edhe pse mund te perpiqen shume per tu perqendruar ne fjalimin tuaj, mendja e tyre do ‘fluturoje’ here pas here. Detyra juaj eshte te beni dicka, cfaredo gjeje, e cila do te mbaje vemendjen tuaj dhe te leje nje pershtypje mbi ta. Mbase te keni planifikuar fjalimin dhe ta keni zberthyer ne disa pika kryesore, izoloni piken me te rendesishme dhe krijoni ndonje metode terheqese prezantimi.

Perserit, Perserit

Audienca e pergjitheshme eshte shume e ngarkuar: ata kane burre ose grua etj etj etje – por perseritja i ben ata te degjojne. Audienca e pergjitheshme mund ta humbi vemendjen lehte, dhe kjo vemendje do te largohet gjate mesazhit me te rendesishem te fjalimit tuaj – keshtu qe perseriteni! Nuk keni pse perdorni tonin perserites te nje mesazhi, por thjesht shprehni thelbin e prezantimit here pas here me shpjegime te ndryshme.

Jepuni nje ‘Shenje’

Kerkimet e vazhdueshme ne deget  e mesim dhenjes kane rezultuar ne kete gjetje: “Gjetem se studentet te cilet nuk kuptonin piken kryesore te mesimit, ju ndodhi kjo sepse ata nuk ishin duke degjuar per kete pike”. Ne qofte se audienca e ka te qarte se cfare duhet te degjoje, ata do degjojne. Per kete qellim, tregojini: pika e rendesishme eshte ....

Krijoni nje imazh

Truri njerezor eshte mesuar tte krijoj imazhe, dhe kjo aftesi mund te perdoret per ti bere mesazhet me lehte per tu mbajtur mend. Kjo do te thote qe te perdorni metafora ose analogji per te shprehur mesazhin tuaj. Keshtu qe nje fraze si “ne duhet te rrisim futjen ne treg perpara se te kete fitime te mjaftueshme per te paguar per shperblimet perkatese” te behet “na duhet nje cope me e madhe torte perpara se te bejme feste”.

Shakate

Nje shaka mund te kete vlere ne nje fjalim, por mund edhe te prishi pune. Ju duhet te zgjidhni shakate te cilat jane me vend, dhe nje e cila nuk do te ofendoje ndonje pjestar te audiences. Kjo keshille perfshine te gjitha shakate rraciste, seksiste ose shakate ofenduese ne pergjithesi. Ne qofte se kjo keshille perjashton te gjitha shakate qe dini, atehere duhet ti evitoni komplet shakate ne nje fjalim.
Shaka te holla jane ndihmese ne mbajtjen e vememndjes se audiences, dhe per te amortizuar tensionin e nje fjalimi. Ne qofte se kjo ju vjen ne menyre te natyreshme, atehere eshte e dobishme te masni dergimin e ketyre shakave per te lejuar perjudha relaksimi midis pikave tuaja kryesore.

Fjalim i qarte

PO!

Shkurt dhe Embel

Nje dite perpara prezantimit, ju therrasin ne zyren e zv/presidentit rajonal; aty ju prezantojne me drejtorin e pergjitheshem dhe nje perfaqesues te aksionereve me te medhenj te kompanise; “OK” thote zv/presidenti “na kane thene qe ke dicka per te thene, keni 30 sekonda, JEPI”. Mund ta beni?
Ne qofte se ju mund te kristalizoni mendimet tuaja dhe te kombinoni mesazhin tuaj me disa fraza ose imagjinate, dhe ti prezantoni te dyja ne 30 sekonda, atehere keni ose fundin perfekt ose bazen per nje prezantim perfekt.

Nje Tregim

Te gjitha kane qejf nje tregim dhe tregimet mund edhe te udhezojne dhe tejcojne nje mesazh:Filozofia ZEN gjendet ne tregime, dhe Kristianizme fillimisht u mesua nepermjet tregimeve. Ne qofte se mund te integroni mesazhin tuaj si pjese e nje tregimi ose anekdote personale, atehere do ta gjeni veten perballe nje audience qe do te degjoje cdo fjale – edhe pse e keni trilluar.

Provat para Prezantimit

Nuk ka zevendesim per provat. Mund ti beni ato perpara nje pasqyre, ose ne nje salle boshe. Ne te dyja rastet, duhet te rikrijoni gjestes dhe projektimin vokal ne menyre qe te mesoheni me zerin dhe pamjen tuaj. Mos u zhgenjeni nga paqyra- mbani mend! Ju shifni shume here me pak ne veten tuaj se sa shohin te tjeret.

Qetesimi

Ne qofte se emocionoheni/nervozoheni perpara shfaqjes, ose perqendrohuni ne kontrollin e frymemarrjes tuaj ose mesoni te pranoni ate adrenalinen me shume. Lajmi i mire eshte qe audienca nuk do i verej nervat/emocionet tuaja aq shume sa ju mendoni. Po ashtu edhe ne qofte se rregulloheni pergjate prezantimit, qeshni, shihni senimet, dhe i jepni kohe vetes. Heshtja do ju duket e gjate, por audiences jo dhe aq.

Mbyllja

Sapo fjalimi te kete mbaruar dhe ju te jeni qetesuar, duhet te vleresoni performancen tuaj realisht. Ose vetem, ose me ndihmen e nje shoku ne audience, vendosni se kush ishte aspekti me i dobet i prezantimit tuaj dhe perqendrohuni ne ate dobesi ne prezantimin e ardhshem. Ne qofte se eshte nje problem qe ka lidhje me pergatitjen, atehere zgjidheni ate ne ate faze; ne qfote se problemi eshte me dhenjen e mesazhit, shkruajini vetes nje shenim dhe vendoseni perpara jush ne fjalimin e ardhshem. Praktika eshte produktive vetem kur beni nje perpjekje pozitive per tu permiresuar – provojeni.

pREZANTIMI PER MANAXHERET PRAKTIKE

Pjesa II-te: Keshilla te domosdoshme

FILLIMI

Eshte shume e rendesishme te planifikoni fillimin me kujdes; per kete ka 5 elemente kryesore:

Fitoni vemendjen e tyre

Shume shpesh ne nje fjalim, minutat e para te prezantimit humbasin nderkohe qe njerzit rregullojne xhaketat e tyre, futen me ndonje kafe dhe mbarojne biseden qe kishin filluar me ndonje nga personat afer tyre. Keni vetem nje kohe te limituar dhe cdo minute eshte e shtrenjte, keshtu qe prej fillimit, sigurohuni qe ata po ku kushtojne vemendje.

Percaktoni nje teme

Shkurtimisht, ju duhet te beni audiencen te mendoje per objektin e prezantimit tuaj. Kjo mund te arrihet nepermjet nje deklarate te objektivit tuaj kryesor. Secili prej tyre duhet te kete ndonje eksperjence ose opinion ne lidhje me temen, keshtu qe duhet ti jepni dicka konkrete qe t’ja fitoje vemendjen.

Krijoni nje raport

Ne qofte se mund ta fitoni audiencen ne minutin e pare, do t’ja u mbani vemendje deri ne fund. Duhet te planifikoni ekzaktesisht se doni t’ju shfaqeni atyre  dhe te perdorni fillimin e prezantimit per te vendosur ate lidhje. Ju mund te prezantoheni si shoku i tyre, si nje ekspert, ndoshte edhe si gjykues, por per cfaredo roli te vendosni duhet ta percaktoni qe ne fillim.

Administrimi

Kur planifikoni fjalimin tuaj duhet te percaktoni ne qofte se ka detaje administrative te cilat duhet t’ju njoftohen audiences ne fillimin e prezantimit.

MBARIMI

Pershtypja e fundit qe do te keni mbi audiencen do te jete ajo qe do mbahet mend. Keshtu qe eshte e vlefshme te planifikohen te pakten disa fjali te fundit me kujdesin me te madh.
Ashtu si me fillimin, eshte e domosdoshme t’ju terhiqet vemendja, e cila mund te kete devijuar gjate prezantimit. Kjo ka nevoje per nje ndryshim intonacioni ose shpejtesie, nje mjet vizual i ri ose prezantimi i nje ideje kulminante perfundimtare. Ne disa formate fundi do te jete permbledhja e pikave kryesore. Nje nga gabimet me te medha do te ishte thenia qe “kjo do te jete nje permbledhje” sepse ne ate moment ata thjesht do te fiken. Pra, do te ishte me mire qe fundi te vije i pa pritur, me ate frazen finale shume te rendesishme te lene ne ajer, dhe rrjedhimisht ne memorjen e tyre. Ose ndryshe, fundi mund te jete si lulezim, me intonacionin dhe shpejtesine qe e cojne audiencen drejt ‘malores’ se fundit.

MJETET VIZUALE (SEKTOR – ‘SLIDE’)

Shumica e njerezve presin perforecime vizuale per cdo mesazh verbal qe jepet. Nderkohe qe do te ishte pa drejte te fajesohej Televizioni per kete dukuri, eshte e rendesishme te kuptohet qe me cfare eshte mesuar audienca, per dy arsye: fillimisht, mund te plotesoni pritshmerine e tyre duke perdorur projektor tradicional, nje shfaqje me flete, ose edhe nje prezantim me video; se dyti, ne qofte se filloni me formatin e figurave qe i shfaqni para tyre, dhe me pas vini ne perdorim nje format tjeter, kjo taktike do te ishte me ‘rrembyese’. Per shembull, ne qofte se po pershkurani kater funksionet e manaxherit te nje projekti dhe me pas tregoni kater ‘kapelet’ (secila te perfaqesoje nje funksioni) qe ai/ajo duhet te veshi; ne qofte se po prezantion teknikat e ‘stuhise se ideve’ dhe me pas shfaqni nje kallam peshkimi per ‘te peshkuar’ per ide.
Me mjetet vizuale tradicionale duhet te ndjekim disa rregulla baze qe te sigurohemi qe ato te perdoren me me efikasitet. Shumica jane te vete kuptueshme, dhe shumica jane qe injorohen vazhdimisht. Si me te gjtihe elementet e te folurit, cdo sektor i ndryshem duhet te kete nje qellim te caktuar – dhe ne qofte se nuk ka qellim, duhet eleminuar. Me qellimin ne mendje duhet te krijoni sektorin per ate qellim, dhe jo e kunderta. Disa sektore perdoren per te perforecuar mesazhin zanor; te tjeret perdoren per te shpjeguar informacionin i cili mund te tregohet me lehte sesa te diskutohet; ndersa disa sektore jane thjesh per argetim dhe rrjedhimisht per ti dhene ritem prezantimit.
Ne qofte se nje slide eshte i c’rregullt, audienca juaj do i kushtoje me teper vemendje ketij elementi dhe jo c’eshte shkruar ne te. Mos i komplikoni slidet, perndryshe do te konfuzoje me teper sesa te asistoje. Mos kopjoni informacionin si eshte ne raport sepse mund te kete me teper te dhena nga cka eshte e nevojshme te prezantohet; ne keto raste, te dhenat duhen ‘pastruar’ perpara se te tregohen ne slide. Sigurohuni qe shkrimi juaj mund te lexohet qe nga fundi i salles dhe me e rendesishmja, folini audiences dhe jo mjetit vizual.

TRANSMETIMI

Cfaredo qe thoni dhe cfaredo qe tregoni; jeni ju qe do te qendroni ne fokusin e audiences. Prezantuesi ka fuqine ta fundosi mesazhin ose ta theksoje 100 here me shume sesa vlera e tij reale. Puna juaj si manaxher eshte te perdorni potencialin e prezantimit per te siguruar qe audienca eshte e motivuar dhe inspiruar dhe jo e paperqendruar apo e pavemendeshme. Ka pese fasada ne trupin njerezor qe meritojne vemendje ne aftesite e prezantimit: syte, zeri, mimika, pamja, dhe si qendroni.

Syte

Thuhet qe syte jane celsi i shpirtit dhe jane rrjedhimisht arma e pare dhe me efektive per ti mbushur mendjen audiences per sinqeriteti tuaj, ciltersine dhe sigurine ne objektivat e prezantimit tuaj. Sigurisht qe kjo pershtypje mund te jete teresisht e rreme, por ja disa keshilla se si mos te percillet si e tille.
Edhe ne bisedat infromale, ndjenjat tuaja miqesore dhe intime mund te vleresohen nga intensiteti dhe kohezgjatja e kontaktit me sy. Gjate nje prezantimi duhet te perdorni kete taktike per te theksuar raportin me audiencen duke vendosur kontakt me sy me secilin prej pjesemarresve te audiences, sa me shpesh te jete e mundur. Per grupe te vogla kjo eshte e mundur por mund edhe te arrihet ne auditore te medha sepse sa me larg te jete audienca nga prezantuesi aq me e veshtire eshte te kuptohes se ku ai/ajo po sheh ekzaktesisht. Keshtu qe, thjesht duke hedhur shikimin mbi nje grup njerzish ne fund te auditorit eshte e mundur ti mbushni mendjen secilit prejt tyre qe ai/ajo eshte objekt i vemendjes tuaj. Gjate nje prezantimi, perpiquni ta mbani shikimin tuaj te fiksuar ne nje pozicion specifik per 5 apo 6 sekonda per cdo here. Shkurt, pas cdo levizje te pozicionit, nje buzeqeshje e lehte do binde cdo person ne ate drejtim qe ju i keni pare dhe i keni kushtuar vemendje atyre.

Zeri

Pas syve vjen zeri, dhe dy aspektet me te rendesishme te zerit per nje foles publik jane projektimi dhe variacioni. Eshte e rendesishme te kuptohet qe fare pak njerez mund te perdorin zerin e tyre ne biseda informale dhe ta vendosin ne skene. Ndyshimi me i madh vjen nga niveli i feedbackut qe mund te prisni nga personi te cilit po i flisni. Ne biseda informale ju mund te shihni nga mimika, ndoshta nje levizje e crregullt e syve, kur nje fjale ose fraze nuk eshte kuptuar ose eshte kuptuar gabim. Perpara nje audience duhet te siguroheni qe kjo nuk ndodh kurre. Keshilla me e thjeshte do ishte te ngadalesoni ritmin e te folurit dhe te flisni qarte. Kujtoni qe audiencat kane sjellje te mire dhe nuk do t’ju shkepusin keshtu qe nuk eshte e nevojshme te nxitoni ne te folur. Nje stil i sigurt do te ishte te kishit ze pak me te lart dhe me shpejtesi te foluri pak me te ulet sesa nje bisede ne shtepi me nje te afert shurdh. Nderkohe qe mesoheni me zerin, mund ta rregulloni duke pare reagimin e audiences.
Nje e folur monotone eshte e merziteshme dhe te ve ne gjume, keshtu qe eshte e rendesishme te perpiqeni te ndryshoni ne menyre te vazhdueshme intonacioni dhe shpejtesine e prezantimit. E pakta qe mund te beni, cdo nen-pjese duhet te pasohet nga nje pause dhe nje ndryshim ne intonacion per te theksuar ndryshimin nga nje sektor ne tjetrin.

Mimika

Audienca ju shef fytyren. Ne qofte se ju dukeni te shprqendruar edhe ata do te jene te shperqendryar; ne qofte se ju qeshni, ata do te pyesin veten pse dhe t’ju degjone per ta marre vesh. Ne nje bisede normale kuptimi qe doni te transmetoni theksohet nga perforcime te mimikes. Keshtu qe ne nje fjalim duhet te kompensoni edhe per emocionet e skenes por edhe per distancen midis jush dhe audiences. Mesazhi ketu eshte i  thjeshte: sigurohuni qe mimika juaj te jete natyrale, thjesht natyrale.

Pamja

Ka shume udhezime per stilet e manaxhimit dhe prezantimeve te cilat vene theksin mbi menyren e veshjes dhe ne analizen e fundit kjo do te ishte nje ceshtje zgjedhjeje personale. Gjithesesi, kjo zgjedhje duhet te behet me nje qellim te caktuar. Kur jepni nje prezantim duhet te visheni per audiencen, jo per veten tuaj; ne qofte se keni nje mendim qe ju thote qe nuk jeni veshur si duhet, atehere me shume mundesi nuk jeni veshur.

Qendrimi

Kur nje aktor fillon e meson pjesen per nje karakter te ir, ai ose ajo ne menyre instiktive adopton e pozicion te vecante ose nje qendrim per te perfaqesuar ate karakter. Keshtu qe, kur jeni ne nje skene, qendrimi dhe pozicioni juaj do te pasqyroje shume per ju. E pakta qe mund te beni eshte te siguroheni qe qendrimi juaj mos te percjelli merzitje; me e mira, mund te perdorni te gjithe trupin tuaj si nje vegel dinamike per te perforecuar raportin tuaj me audiencen.
Problemi i pergjithshem eshte se cfare duhet te beni me duart? Keto nuk duhet te valeviten pa pushim ne ajero, ose te levizin vazhdimisht me nje stilolaps, ose (skenari me i shemtuar) te luajne me monedha brenda xhepave te pantallonave tuaja. Celesi eshte qe ti mbani duart te pa levizshme, pervec se kur ti perdorni ne sinkronim me fjalimin tuaj. Per ti mesuar duart, gjeni nje pozicion te sigurte per to, qe eshte i rehatshem per ju,dhe synoni te sillni ne ate pozicion kur tregimi me duar te kete mbaruar.